Diccionario de Gestión: Analizar.

Para empezar a trabajar tienes que saber dónde estás.

Este es el primer post de la sección del blog “Diccionario de Gestión”

Entre todas las ideas propuestas, he elegido esta porque considero que es el primer paso que se debe dar ante la perspectiva de poner en marcha cualquier acción puntual o un plan a largo plazo en busca de unos objetivos determinados.

La evaluación del estado de situación es, sin lugar a dudas, imprescindible para poder tomar decisiones fundamentadas en datos concretos y elaborar las estrategias y planes para llegar a esa meta deseada con ciertas garantías de éxito.

Si no se conoce en profundidad el punto de origen, todo lo demás será dar palos de ciego.

Parece obvio, pero generalmente este paso se olvida.

Por qué, para qué y quién es el responsable del análisis.

Conocer la realidad para tomar decisiones fundamentadas.

Algo que, desde nuestra perspectiva científica y sanitaria es tan obvio, muchas veces se pasa por alto en la gestión del negocio.

No puedes hacer ninguna recomendación ni dar un consejo sin saber, exactamente, cuales son los síntomas del paciente.

Pues aquí, igual.

La toma de decisiones en tu farmacia será más eficaz cuanto mejores sean los datos sobre la situación real de tu empresa.

“Pensar antes de actuar”

Trabajar con premisas incorrectas o incompletas provocará una pérdida de tiempo y de recursos.

¿Y para qué quieres tomar decisiones correctas?

Para obtener los resultados que buscas de la manera más efectiva.

Esto es, en el menor tiempo posible y con el menor consumo de recursos.

Este análisis es responsabilidad del titular, del gerente.

Que es el que en último término tomará las decisiones estratégicas en el negocio.

Y eres tú, como titular, la que debes decidir qué datos se deben recabar.

Sin embargo, si no llegas a todo, deberás delegar.

En tu equipo, en una empresa externa. Da igual.

Pero este análisis se debe hacer.

Qué analizamos.

El estudio a realizar dependerá de los objetivos que te plantees.

No es lo mismo un análisis inicial frente a la compra de la farmacia, que el que llevarás a cabo para crear el plan estratégico del año o el necesario para elaborar la campaña de Navidad.

Pero, en cualquiera de los casos tendrás una serie de parámetros comunes.

Aquí te dejo los principales.

1.- Análisis interno:

 1.1.- Tú.

Tus circunstancias personales y profesionales, tus conocimientos, actitud, aptitudes, tus gustos y tus deseos.

Si quieres implementar un servicio farmacéutico para posicionarte como referente en tu comunidad, no es igual si te apasiona la dermo o si lo tuyo son los pacientes mayores.

Tiene que existir una coherencia.

Porque es mejor afrontar los nuevos proyectos si te sientes motivada. Y, si no lo estás, ser consciente de ello para tomar las medidas oportunas.

1.2.-Tu equipo.

Cómo son, cuáles son sus expectativas personales, su formación.

Por la misma razón que antes, debes saber qué grado de implicación puedes esperar y quién está más capacitado para cada cosa.

1.3.- Tu local.

Con qué espacio cuentas, cómo está distribuido, qué limitaciones tienes y qué oportunidades te ofrece.

El local puede ser un limitante o un gran aliado para elaborar tu estrategia.

1.4.- El producto.

Qué tienes, si rota o no, si está bien colocado, las condiciones en las que fue comprado.

1.5.- Compras y ventas.

Si tienes un objetivo de ventas, ¿no es lógico saber cuál es el punto desde el que partes? Así podrás ver la evolución.

1.6.- Los procesos.

Desde que se abre la farmacia hasta que se cierra, toda la actividad influye en la consecución de tus objetivos.

Recepción y colocación de pedidos, gestión de recetas, atención al cliente….

1.7.- RRSS y entorno digital.

Si lo tienes o no y cómo está diseñado en un momento determinado para poder apoyar o no en esa acción que te has propuesto.

2.- Análisis externo.

2.1.- Cliente.

Cómo es, qué necesita, qué costumbres tiene… Nos fijaremos tanto en cliente real como en el potencial.

2.2.- Competencia.

Conocer qué hacen y cómo reaccionarán ante las actividades que lleves a cabo.

Tendrás competencia directa (otras farmacias) e indirecta (los que ofrezcan productos y servicios similares a los tuyos).

2.3.- Proveedores.

Qué condiciones te dan, cómo se hacen los pedidos… Clave para obtener una buena rentabilidad.

2.4.- El entorno socio económico.

Qué está pasando y cómo se prevé que evolucione tu entorno más cercano o, incluso, la influencia de la política nacional.

Qué hay que hacer con este análisis.

Analizar por analizar no sirve para nada.

De todo lo que he visto ¿qué me acerca a mi objetivo? ¿Qué me aleja?

Y, en función de eso, tomar decisiones, definir estrategias, elaborar un plan.

Después, actuar.

Otra palabra con A muy poderosa.

La acción marca la diferencia. No me canso de decirlo.

Y una vez que se implementen las acciones propuestas, revisar, volver a analizar y corregir.

Es un círculo.

Beneficios de realizar un análisis previo

1.- Puedes prevenir las contingencias y tendrás menos sorpresas durante el proceso.

2.- Tomas decisiones conociendo datos reales.

3.- Elaboras de estrategias más eficaces.

4.- Acortas tiempos de consecución de objetivos. Te ahorras en el prueba y error.

5.- Disminuyen los costes.

6.- Permite identificar puntos de mejora.

7.- Puedes potenciar tus fortalezas. Sin conocerlas, no podrías.

8.- Facilita mantener el foco en los objetivos al no tener que estar pendiente de imprevistos.

9.- Permite coordinar mejor las diferentes acciones a realizar.

10.- Podrás medir el impacto de las medidas implantadas.

Próximos pasos

El impulso natural ante una idea, ante una necesidad, es ponerse en movimiento.

Pero para obtener mejores resultados y de una manera más efectiva, saber el punto de origen ahorrará tiempo y recursos.

Obtener resultados.

No hay que perderlo de vista.

Te invito a que hagas estar reflexión sobre tu negocio y sobre cada una de las estrategias que vayas a poner en marcha.

Y, cuando lo hagas, compartas aquí tus conclusiones.

Y ahora, ¿analizas antes de actuar?

¿Cuándo fue la última vez que revisaste cómo es tu cliente, tu equipo o tu competencia?

Comenta y comparte porque, así, aprendemos todas.