¿Alguna vez has dado un consejo a un paciente en tu farmacia sin preguntar sus síntomas?
Seguro que no.
Es una locura.
Pero seguro que has hecho pedidos sin saber exactamente lo que vendiste de la categoría el último año.
- ¿Cuántos jarabes para la tos de todas las marcas en conjunto?
- ¿Cuántos solares, cremas de manos, bucofaringeos o contornos de ojos?
Sí… has tomado decisiones empresariales sin datos.
Lo siento, es así en la mayoría de las farmacias: rurales y pequeñas, grandes y medianas.
La mayor parte de las titulares de farmacia es que están más perdidas que un pulpo en un garaje.
Lo urgente de tu farmacia… quema.
No hay tiempo para nada.
Y lo que te frena de verdad… ni lo ves.
¿Sabes que ir apagando fuegos, generalmente, no es cuestión de tiempo?
Lo que ocurre es que todas esas titulares con vocación asistencial, con ganas de ayudar a su pueblo, a su barrio, no saben lo que de verdad puede hacer cambiar su calidad de vida.
Y es reguntarse, indagar, mirar alrededor y… Saber dónde estás.
Una buena anamnesis de manual.
¡En serio!
Por eso, cuando hablo con muchas titulares y pregunto… ¿cuántas operaciones haces cada día? … dudan.
Que si les digo… ¿cuántos productos no se han movido en el último año?… no tienen ni idea.
Que si sigo escarbando ¿cuál es tu porcentaje de genéricos frente a marca?… alucinan.
Sin datos, no hay un buen diagnóstico.
Y sin un buen diagnóstico, cualquier tratamiento es jugársela a los chinos.
En tu farmacia, ese diagnóstico lo tienes que hacer sí o sí.
Y todo empieza por una cosa: mirar con honestidad tu punto de partida. Porque si no sabes dónde estás…
¿Cómo vas a saber a dónde ir?
¿Cómo vas a elegir qué cambiar?
¿Cómo vas a avanzar sin dar vueltas en círculos?
Hoy vamos a hablar de análisis. De diagnóstico. De realidad.
Sí, ese momento de parar, mirar, y decir: “Vale. ¿Cómo estamos realmente?”
Prometo que, aunque no sea nada sexy, y sé que ponerte frente al espejo de tu realidad a veces duele… es el paso que te ahorra errores, frustraciones y muchas horas de “no sé por dónde empezar”.
Índice
1.- Por qué cuesta tanto pararse a analizar.
En principio, porque estás metida en el día a día, apagando fuegos… y a veces hasta con la manguera rota.
Que si el pedido que no llega, la paciente que quiere hablar contigo “porque tú eres la que sabe lo que le pasa”, la baja inesperada, el stock que no cuadra, y el email del laboratorio que dice: “Urgente” (aunque no lo sea nunca).
Con este ritmo, ¿cuándo se supone que vas a sentarte a pensar? La realidad es que muchas veces nos movemos en automático. Hacemos, hacemos y hacemos… sin parar a preguntarnos:
- ¿Tiene sentido tener ese producto en stock?
- ¿Esta la mejor forma de llevar las redes sociales?
- ¿Estoy construyendo la farmacia de mis sueños o sólo sobreviviendo?
Y luego hay otro factor, menos evidente pero muy potente: el miedo.
Sí, el miedo a mirarse a una misma con honestidad.
Porque analizar también implica enfrentarse a lo que no va bien. A decisiones que no fueron adecuadas, a errores, a tus limitaciones… incluso enfrentarse a todas las renuncias personales que se está llevando por delante la farmacia…
Y eso, a veces, duele.
Duele ver que llevas meses con un protocolo a medias, que el equipo está desmotivado, que compras por impulso o por presión…
O que simplemente te has olvidado de ti misma, de lo que querías construir cuando abriste la farmacia.
Además, hay una creencia que ronda por ahí como una mosca pesada en pleno agosto: “Pararse, dejar de hacer, frenar…es perder el tiempo.”
Error.
Pararse y analizar no es perder el tiempo. Es ahorrar disgustos. Es prevenir errores. Es ir más rápido… aunque al principio parezca que vas más lento.
Porque si no analizas, lo más probable es que repitas patrones.
Y si repites patrones que no funcionan… te vas a frustrar. Y mucho.
Como me dijo una vez una titular:
“Siento que estoy corriendo todo el rato… que persigo a la farmacia”.
Y ahí está la clave.
“Lo urgente se come lo importante. Pero lo importante es lo que te da dirección, lo que te ayuda a tomar buenas decisiones”.
Sin un buen diagnóstico, no puedes recomendar un buen tratamiento.
Analizar es eso: hacer una buena anamnesis, preguntarte lo correcto en lugar de ir todo el día probando panaceas al tuntún.
2.- Qué significa realmente analizar.
Cuando hablo de analizar, no me refiero a encerrarte con un Excel, una calculadora científica y cara de científica loca.
No necesitas una tesis doctoral ni hacer gráficas de colores.
Analizar significa algo mucho más simple y, desde luego, mucho más poderoso (aunque te parezca aterrador…).
→ Mirar con lupa la realidad de tu farmacia.
Es decir: ver con claridad qué está funcionando, qué no… y qué estás haciendo sólo porque “siempre se ha hecho así”.
Es detectar puntos ciegos.
Esos hábitos o tareas que repites sin darte cuenta, aunque ya no tengan sentido.
Por ejemplo:
- Pedir a tres laboratorios distintos el mismo tipo de producto, sólo porque “este delegado me cae bien”.
- Hacer tú tareas administrativas que podría hacer otra persona del equipo en 10 minutos. O en 20, pero que no tienes que hacer tú y te liberaría tiempo para otras cosas que sólo puedes hacer tú.
- Tener protocolos… que nadie sigue porque nadie los conoce o porque son tan largos que parecen el Quijote.
→ Analizar también significa reconocer tus fortalezas.
Porque no todo va mal. Hay cosas que ya haces bien.
De hecho, si has llegado hasta donde estás, has hecho muchas cosas bien.
Todas las titulares con las que hablo, con las que trabajo en la Metodología Impulsa, ya han hecho muchas cosas bien antes de que empecemos el primer análisis.
Y todo eso, lo podrías potenciar en lugar de dejarlo en piloto automático.
Imagina (bueno, no imagines), acuérdate de pacientes crónicos, los hipertensos, por ejemplo, que vuelven cada mes, les tomas la tensión, que suele estar alta y que, muchas veces, es porque no son adherentes. ¿Y si eso se convirtiera en un servicio real? ¿Y si reforzaras justo eso que ya estás haciendo bien?
Y ahora, el ejemplo clásico del análisis que no se hace: El stock.
Muchas farmacias compran producto como quien va al súper con hambre: “Este me gusta, este me lo han recomendado, este está de oferta, y este… bueno, por si acaso.”
¿Y qué pasa? Que acumulas productos que no rotan, que se caducan, que ocupan espacio.
En lugar de tener un surtido rentable y bien pensado, tienes un almacén que parece una cápsula del tiempo.
¿Resultado? Dinero parado en las estanterías.
Y encima, cuando llega algo que sí se va a vender… no hay sitio, ni presupuesto, ni energía.
→ Analizar es observar con criterio, con intención. Buscando un fin.
Es dejar de actuar por inercia y empezar a actuar con un objetivo.
Y cuando haces eso, todo empieza a ordenarse: el equipo, las compras, el mostrador… y hasta tu cabeza.
3.- Para qué sirve saber dónde estás.
Saber dónde estás no es un capricho de gestión.
No es “para quedar bien en una reunión” ni para añadir una pestaña más al Excel.
Saber dónde estás es la base de todo.
Porque si no sabes en qué punto estás… cualquier camino te puede parecer válido.
Y no todos los caminos llevan a Roma. Algunos te dejan dando vueltas por la rotonda de la frustración.
Saber dónde estás sirve para tomar decisiones realistas.
No desde la intuición, ni desde el “yo creo”, sino desde los datos.
Por ejemplo:
- ¿Cuánto tiempo dedicáis realmente a preparar pedidos?
- ¿Qué categoría de productos tiene más rotación en tu farmacia?
- ¿Qué procesos te consumen más tiempo sin aportar valor?
Cuando tienes esa información, puedes decidir con criterio.
Y no a lo loco o por impulso.
→ También te sirve para marcar objetivos alcanzables.
Porque uno de los grandes errores que veo en titulares de farmacia, es poner objetivos demasiado grandes o demasiado difusos.
Tipo: “Este año quiero aumentar mi facturación.”
Vale. ¿Pero en qué? ¿Cuánto? ¿Cómo lo vas a medir?
Si sabes dónde estás, puedes marcar un objetivo realista y medible.
Por ejemplo: reducir el stock inmovilizado un 20% en tres meses.
Eso sí lo podemos trabajar juntas.
→ Además, motiva al equipo.
Porque cuando tus colaboradores ven que lo que hacen tiene un impacto, que los cambios funcionan, que las mejoras se notan… se implican más.
El análisis convierte el “tenemos que hacer esto” en un “¡mira lo que hemos conseguido!”
→ Y por último, sirve para priorizar.
No puedes llegar a todo.
No todo se puede hacer a la vez.
Y no todo es igual de importante.
Cuando tienes claro tu punto de partida, puedes decidir por dónde empezar.
Qué cambiar primero. Qué dejar para más adelante.
→ Es como si fueras a hacer un viaje.
Lo primero que necesitas no es saber a dónde vas, sino dónde estás.
No vale decir “quiero ir al sur” si no sabes si estás en Madrid, en Sevilla o en Buenos Aires.
Porque si estás en Buenos Aires y quieres calor… igual lo que necesitas no es ir al norte, sino revisar el plan entero.
Saber dónde estás te permite elegir conscientemente.
Y en la farmacia, como en la vida, elegir con datos, con un propósito, marca la diferencia entre avanzar… o agotarte sin llegar a ningún sitio.
4.- Qué puedes analizar HOY en tu farmacia.
Vale, ya hemos hablado de lo importante que es analizar…
Pero quizá ahora estás pensando: “Sí, MCarmen, todo eso está muy bien… pero ¿por dónde empiezo? ¿Qué puedo mirar sin liarme?”
Tranquila.
El primer paso es sencillo.
→ Lo que necesitas para empezar a analizar es mucho más sencillo:
- Media hora.
- Una pizca de honestidad (si eres brutalmente sincera será aún mejor). Pero bueno, con un poquito basta para empezar.
- Y una herramienta infalible: papel y boli.
Sí, sí. Nada de complicaciones. Lo importante no es la herramienta, es la mirada.
Aquí van algunas preguntas simples que puedes plantearte hoy mismo:
1.- ¿Cómo tengo mi stock?
Un vistazo rápido, es para empezar.
Recuerda las estanterías que ves desde el mostrador. Como si tomaras una foto…
¿Cuántos productos llevan meses en el mismo sitio?
¿Cuántos se venden sólo porque haces magia en el mostrador… y cuántos se venden solos?
Este análisis te da pistas para ajustar tu surtido, evitar compras inútiles y mejorar la rentabilidad sin vender más, solo vendiendo mejor.
2.- ¿Qué tareas del día a día no aportan valor real?
¿Hay algo que haces sólo porque “siempre se ha hecho así”?
¿Tareas que podría hacer tu auxiliar de confianza como picar facturas, revisar el Sigre o comprar el celo, el papel higiénico o el café?
A veces el mayor cambio en la farmacia no es hacer más… sino hacer lo que toca o dejar de hacer lo que no sirve para nada.
3.- ¿Cómo se reparte el tiempo de trabajo?
¿Cuántas horas reales dedicar al mostrador, a atender delegados, los pedidos diarios, a la gestión?
¿Hay alguien con sobrecargado pero ves momentos en los que se dedican a charlar?
¿Sabes quién hace qué y durante cuánto?
Con este dato puedes equilibrar tareas, evitar tensiones en el equipo y mejorar la eficiencia sin contratar a nadie más.
4.- ¿Qué problemas se repiten cada semana?
¿Se pierden encargos?
¿El stock no cuadra?
¿Hay malentendidos entre turnos?
¿Hay una compañera que siempre improvisa… y otra que acaba apagando el incendio?
Si se repite, no es casualidad. Es un patrón. Y si es un patrón, se puede cambiar.
** Mi recomendación:
- Empieza pequeño y concreto.
- Elige un área. Haz una lista. Observa durante una semana
- Y escribe lo que ves, no lo que crees que pasa.
A veces creemos que lo tenemos todo en la cabeza…
Pero cuando lo pones por escrito, aparece la verdad: los huecos, los excesos, las oportunidades.
No necesitas un software de gestión de Silicon Valley.
Sólo necesitas mirar con un propósito. Y anotar.
Y si lo haces… en pocos días vas a empezar a ver algo mágico:
Los patrones.
Y los patrones te dan claridad.
Y la claridad… te da poder para cambiar
5.- Y ahora, ¿qué haces con esa información?
Muy bien. Ya te has parado.
Has observado. Has anotado. Has visto cosas que funcionan, otras que chirrían, otras que ni sabías que existían.
Y ahora viene la pregunta del millón: “¿Y con todo esto, qué hago, MCarmen?”
Porque no se trata sólo de saber.
Se trata de usar esa información para avanzar.
Paso 1: Detecta patrones.
Al mirar tus notas, verás que hay cosas que se repiten.
Pequeños detalles que aparecen una y otra vez: un problema recurrente, una tarea que siempre genera fricción, una categoría de producto que no rota.
Eso es un patrón. Y los patrones son pistas.
El primer paso es elegir un área de mejora. No diez. No todas.
Una.
Porque querer cambiarlo todo a la vez… es la receta perfecta para no cambiar nada.
Paso 2: Fija un objetivo claro y pequeño.
No digas “quiero mejorar la gestión de mi farmacia”.
Dilo así:
“Quiero reducir un 20% el stock inmovilizado antes de julio.”
“Quiero liberar 3 horas semanales delegando las tareas de pedidos.”
“Quiero que el equipo conozca y aplique los protocolos de alergias antes de final de mes.”
Objetivos concretos, alcanzables, con fecha y medida.
De esos que se pueden tachar con satisfacción.
Paso 3: Pasa a la acción.
Y aquí viene lo más importante:
No necesitas hacerlo perfecto. Sólo necesitas empezar.
Da igual si el primer paso es torpe.
Da igual si te equivocas.
Lo que importa es que te pongas en marcha.
La acción marca la diferencia.
Porque la claridad no viene antes de actuar. Viene cuando te mueves.
Me ha pasado cientos de veces con mis alumnas.
No lo tenían todo claro.
Estaban hartas de esperar a que el equipo actuara, a que los clientes compraran más, a tenerlo tiempo para hacer protocolos…
Y cuando empiezan a mover cosas, a actuar… todo empieza a ordenarse.
Y eso es exactamente lo que pasa.
Cuando dejas de esperar el momento ideal y empiezas a actuar de una manera consciente, aunque sea con pasos pequeños, todo empieza a tomar forma.
** En Resumen:
- Analizar no es perder tiempo. Es ahorrar errores, frustraciones y decisiones tomadas a ciegas.
- Saber dónde estás te permite tomar mejores decisiones. Con datos puedes elegir por dónde empezar, dedicar más recursos a lo que tendrá mayor impacto en la construcción de tu sueño. Te permite aprovechar tus fortalezas y trabajar desde tu realidad siendo fiel a tu vocación y a tu propósito de vida.
- No hace falta hacerlo perfecto. Basta con mirar. elegir algo sencillo y empezar.
✨ Minuto inspiración
“Los barcos no se hunden por el agua que hay alrededor… sino por el agua que dejan entrar.
Lo mismo pasa en la farmacia: si dejas que lo urgente lo inunde todo, te olvidas de mirar el rumbo.”
** Y ahora te toca a ti:
Así que esta semana te propongo algo tan simple como potente:
📌 Detente 15 minutos.
📌 Analiza un área.
📌 Toma el timón.
Porque dirigir tu farmacia no es sólo estar al frente…
Es elegir hacia dónde vas.
Piensa y responde en comentarios:
¿Cuándo fue la última vez que te paraste a analizar?
¿Qué conclusiones sacaste?
¿Vas a analizar tu farmacia como si fuera tu cliente en mostrador?
